Enam Jam di Arsip Nasional Republik Indonesia

Salah satu pengunjung ANRI mengakses dokumen

Tumpukan foto diberikan sesuai dengan deskripsi yang kami bawa. Kami berempat melihat satu persatu foto tersebut dengan harapan sesuai keinginan. Proses ini berjalan lumayan lama, setelah menyeleksi yang pertama, berlanjut memutuskan foto mana yang dipilih.

Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia masih cukup lengang ketika kami sampai. Perjalanan lumayan panjang, semalam dari Jogja naik kereta api. Kami turun di stasiun Gambir, lantas menyempatkan sarapan sebelum beranjak ke ANRI.

Jarak antara stasiun Gambir ke ANRI sekitar 16 kilometer. Jika di Jogja, jarak sepanjang ini tentu tidak lama. Namun Jakarta kala pagi memang padat merayap. Kami harus merasakan lalu-lintas tersendat. Untuk sementara waktu, kami cukup menikmatinya.

Berlokasi di jalan Ampera Raya, Cilandak, Jakarta Selatan, Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia terlihat tidak begitu mencolok. Beberapa waktu sebelumnya, instansi tempatku bekerja sudah membuat surat permintaan kunjungan.

Berkomunikasi dengan petugas di ANRI

Begitu sampai di ANRI, kami langsung menuju bagian resepsionis. Tim dari ANRI meminta bukti daftar kunjungan yang dikirimkan secara daring. Lantas mengarahkan kami untuk meletakkan barang bawaan di loker. Kemudian mengenakan tanda pengenal tamu sebelum masuk.

Beruntung sedari awal kami sudah bersurat dan sering berkomunikasi. Kedatangan kami langsung disambut salah satu arsiparis. Beliau menerangkan mekanisme pencarian foto dan dokumen. Sayangnya, ada beberapa foto yang harus melalui perlakuan khusus. Sehingga tidak bisa kami akses.

Sejak pertengahan tahun 2023, instansi tempatku bekerja memang mempunyai proyek pembuatan video terkait fakultas. Foto, rekaman, dan dokumen yang dibutuhkan merupakan arsip nasional. Rencananya video ini bertema dokumenter.

Pencarian dokumen, foto, dan rekaman dimulai dari Arsip UGM, berlanjut ke Arsip di BPAD DIY, Perpustakaan Keraton Yogyakarta, hingga ke Arsip Nasional. Aku terlibat di tim kecil tersebut, sehingga cukup menikmati kunjungan pencarian foto di ANRI.

Terlebih, latar belakangku sebagai pustakawan cukup dapat dimanfaatkan. Ketika berkunjung ke BPAD DIY, setidaknya ada kenalan yang bisa kami komunikasikan sebelum bersurat secara resmi. Di ANRI, pencarian berbeda. Kami hanya diberi katalog yang berupa deskripsi foto tanpa bisa melihat foto tersebut di system.

Ruangan mengakses di Arsip Nasional

Jika kulihat, pelayanan di ANRI seperti sistem tertutup. Kami mencari foto melalui deskripsi, lantas kami catat nomor panggilnya. Setelah itu, kami menulis nomor panggil pada lembaran yang sudah disediakan. Setelah itu, kami menunggu berkas melalui suara pelantang untuk mengambil dokumen yang kami butuhkan.

Ruangan di Arsip Nasional Republik Indonesia luas. Banyak meja yang sudah dilengkapi dengan lampu untuk membaca. Sepagi ini sudah ada beberapa pengunjung yang lainnya. Bahkan, ketika aku menulis daftar kunjungan di buku tamu, tertera di atasku adalah mahasiswa dari UIN Jogja yang sudah masuk.

Sebenarnya, di ruangan kami mengakses dokumen sudah tersedia lima komputer. Namun kami tidak menggunakan tersebut. Sebelum berkunjung, kami sudah bertanya ke arsiparis di Arsip UGM terkait mekanisme pencarian foto ataupun dokumen yang lainnya.

Arahan dari arsiparis Arsip UGM, kami mengidentifikasi melalui website ANRI, lantas menulis deskripsinya. Sehingga, ketika sampai di lokasi, kami tidak kehabisan waktu untuk melakukan pencarian. Bisa langsung memberikan daftar yang dicari ke arsiparis.

Foto-foto yang kami pinta ada di unit lain, namun masih satu tempat di Arsip Nasional Republik Indonesia. Sehingga butuh proses untuk dapat mengaksesnya. Tumpukan foto sudah di meja. Kami memanfaatkan empat nama untuk mencari file yang berbeda.

Kawan-kawan sedang mengakses dokumen di Arsip Nasional

Sebagai informasi, setiap orang dibatasi dalam pelayanan mencari berkas ataupun dokumen. Tumpukan foto sudah kami pilah-pilah, lantas kami melakukan seleksi yang kedua untuk menentukan foto mana saja yang diperlukan, sehingga tidak perlu membeli semua foto yang diberikan.

Selain foto, kami juga berniat membeli beberapa klip video. Terkait hal ini, kami berdiskusi dengan tim di ANRI bagaimana prosedurnya. Diputuskan untuk nantinya ada komunikasi lagi secara daring menggunakan Zoom Meeting.

Suasana di Arsip Nasional Republik Indonesia cukup lengang, pengunjung sibuk dengan aktivitasnya masing-masing. Memanfaatkan waktu sebaik mungkin dalam mencari data adalah keputusan yang tepat. Sebelumnya, aku sudah meminta izin untuk memotret suasana di ruangan ini.

Hal ini dikarenakan ada imbauan bahwa pengunjung dilarang membawa kamera, tentu alasannya agar tidak memotret dokumen atau foto yang ada di dalamnya. Sejak awal aku sudah menginformasikan bahwa foto yang aku ambil bukan memotret dokumen namun memotret suasana di lokasi, dan diperbolehkan.

Sekitar enam jam kami bergelut dengan foto-foto masa lampau. Kebutuhan untuk video dokumenter pada seri yang pertama sepertinya tercukupi. Kami lantas izin pulang, dan mengucapkan terima kasih atas segala bantuan pegawai arsiparis di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Memilah-milah dokumen di Arsip Nasional Republik Indonesia

Kami juga menginformasikan bahwa nantinya bakal ada kunjungan lagi jika masih membutuhkan foto. Pun dengan prosedur yang lebih baik agar beberapa foto dengan perlakuan khusus dalam kami akses. Pelayanan di ANRI begitu maksimal.

Sembari bersantai di lobi ANRI, aku berkeliling di lobi. Terdapat semacam diorama tentang arsip dengan slogan “Arsip sebagai Simpul Pemersatu”. Kami melintasi sekat-sekat bangunan ini, bahkan terdapat anak tangga yang mengantarkan ke lantai dua.

Sepertinya ANRI menjadi salah satu tempat asyik untuk mengerjakan penelitian atau yang lainnya. Selain pelayanannya bagus, mereka juga menyediakan tempat dengan baik. Hal yang terpenting adalah kita mematuhi aturannya.

Meski hanya enam jam di Arsip Nasional Republik Indonesia, namun pengalaman ini begitu menyenangkan. Harapannya di masa mendatang, aku bisa kembali menyambangi ANRI. Mencari foto-foto masa lampau untuk kebutuhan institusi. *Jakarta Selatan, 13 Agustus 2024.

*Catatan: Dokumentasi di Arsip Nasional ini mendapatkan izin dari petugas.